اکسل به جای ورد - الگوی داده و اطلاعات ساخت یافته به جای اطلاعات تک سطحی

روزگاری در شرکت هر نفسی که می کشیدم ، مستند می کردم . فایل ورد تولید می کردم و در آن آموزش می دادم که چه کارهایی باید انجام داد، راهبردها و راهکارها چیست و به افراد جدید الورود به شرکت،  آموزشهای لازم را می دادم . مستند حجم زیادی پیدا می کرد و در نهایت بعد از 5 سال فقط خودم بودم که مستنداتم را خوب حفظ بودم و مطابق رویه ها و راهبردها گام بر می داشتم.

بعد از انتشار هر مستند، حال و هوای خوشی داشتم و تا چند وقت با روحیه بالا کار می کردم و البته برایم سوال بود که دیگران چرا اینقدر روحیه ندارند. و پس از مدتی متوجه می شدم دیگران حتی مقدمه مستند را هم نخوانده اند. پیگیری ها و تلاش های من برخی را مجبور می کرد که بخشهایی از برخی مستندات مربوطه را خوانده و سپس در جلسات تصمیم گیری شرکت کنند. تازه اینجا بود که متوجه می شدم در مستندات خوب توضیح نداده ام و لذا همه مطلب را به خوبی نفهمیده اند.

این روزها سعی می کنم به جای فایل ورد ، فایل اکسل تولید کنم. مثلاًٌ وقتی می خواهم راجع فرایند بازاریابی و فروش محصولات فنی در شرکت برنامه ریزی کنم، به جای آنکه یک فایل ورد (مستندی با اطلاعات تخت و غیر ساخت یافته ، نهایتاً در حد فهرست!) تولید کنم، حرفهایم را خیلی خلاصه کرده، طبقه بندی کنم، هرم سیستم مدیریت اطلاعات را برایش ترسیم کنم، اولویت ها و ارتباطات آن رابشناسم و در نهایت در یک فایل اکسل در قالب فیلدهایی لحاظ کنم.

حتی گاهی اوقات الگوریتم مورد نظرم برای پر کردن اطلاعات یا به دست آوردن یک موضوع را نیز در یک شیت (Sheet) اکسل قرار می دهم . مثلاً Sheet  قیمت گذاری از Market plan را فرض کنید. در آن اول نیاز است که فرد پر کننده این صفحه، راجع به نمونه های بازار تحقیقاتی انجام داده باشد، سپس به کشش قیمتی نزد مشتریان فکر کند، همچنین قیمت تمام شده را تولید نموده و در گام چهارم به تشکیل جداول قیمت گذاری مبادرت ورزد.

برای مثال فوق، در صفحه مربوط به قیمت گذاری ، شماره گذاری می کنم و در هر قسمت به ترتیب اجرایی الگوریتم، جداول مربوطه را قرار می دهم . نتیجه این می شود که فرد قیمت گذار ، به جای آنکه 40 صفحه آموزشی قیمت گذاری از مستندات مرا بخواند (مستند 60 صفحه ای که 2 سال پیش تولید کردم !!!) با نگاه انداختن به این الگوریتم ها، همه فاکتور ها را شناخته و به ترتیب عمل کند. وقتی به پائین صفحه رسید، دیگر همه اطلاعات را آموخته، همه فاکتور ها و تذکرات را لحاظ کرده، چیزی را فراموش نکرده و اطلاعات جمع شده را نیز وارد کرده است!

نهایتاً در مواقع ضروری، توضیحات مختصری به عنوان Manual در فایل ضمیمه ی اکسل قرار خواهم داد تا مورد استفاده قرار گیرد و در نقش Help باشد.

ابزارها آنقدر مهم نیستند که دیدگاه ها مهم هستند. Word ، Excel  و ... ابزارند و منظور از تجربه فوق، نگرش به مسائل است . سالانه صدها هزار صفحه و ساعتها سخنرانی در حوزه مدیریت به ثبت می رسد .به راستی نمی شود روشهایی یافت که با ساخت یافته کردن داده ها و اطلاعات (بیش از آنچه هست  و بیش از حد یک فهرست ساده ) ، هم مطالب را سریعتر منتقل کرد، هم در هنگام انتقال مطلب، داده ها جمع آوری و تحلیل شوند. یعنی همان یک ساعتی که قرار است کاربر ، به مطالعه بپردازد، هم مطالعه کرده باشد و آموزش های لازم را در عمل و در یک آزمایشگاه تجربی و عملی دیده باشد، هم داده های مورد نیاز جمع آوری شده و هم کار ها راه بیفتد. آیا این یک بهره وری تمام عیار نخواهد بود؟

البته این ایده هنوز خام است و می تواند خیلی پخته تر شده و به صورت عامل به عنوان یک Language و زبان زیرساختی جهت انتقال و به کارگیری مفاهیم و ایجاد خروجی و افزایش بازدهی به صورت همزمان در بیاید .